Wanneer je spreadsheet je begint tegen te werken

Vrijwel iedere ondernemer begint met een spreadsheet. Excel of Google Sheets is flexibel en snel inzetbaar op de momenten wanneer je een overzicht moet creëren. Klantenlijsten, planningen, financiële overzichten: alles staat netjes in tabbladen en kolommen. Tot het moment dat je spreadsheet je begint tegen te werken. En dat gebeurt precies op het moment dat een bedrijf gaat groeien.

 

 

Wildgroei aan spreadsheetinfo

Stel je voor: in een Excelsheet staan alle klantgegevens. Namen, status, notities en misschien zelfs facturatie. Zolang één persoon ermee werkt, is dat overzichtelijk. Maar zodra meerdere collega’s ermee aan de slag gaan, ontstaan er kopieën, versieverschillen en misverstanden. Iemand werkt in een oude versie, een ander overschrijft per ongeluk een kolom; een recept voor veel verwarring.

 

Daar komt bij dat veel spreadsheets leunen op formules die ooit slim zijn opgezet, maar nauwelijks worden gedocumenteerd. Vaak is er binnen het bedrijf één persoon die precies weet hoe alles werkt. Gaat diegene op vakantie of uit dienst, dan ontstaat er direct een risico. Kleine aanpassingen kunnen grote gevolgen hebben, zonder dat iemand begrijpt waarom cijfers ineens niet meer kloppen.

 

Spreadsheets zijn bovendien bijna altijd handmatig. Data moet worden gekopieerd, geïmporteerd of bijgewerkt. Realtime inzicht is er zelden en koppelingen met andere systemen zijn beperkt. Google Sheets lost een deel hiervan op, maar de kern blijft hetzelfde: je gebruikt een tool die niet ontworpen is als centraal bedrijfsplatform.

 

 

Een webapplicatie helpt bij opschalen

Op het moment dat je spreadsheet eigenlijk de benodigde mogelijkheden niet aan kan, kan een webapplicatie een logische volgende stap zijn. In plaats van losse bestanden werk je met één centrale database, bereikbaar via internet. Iedereen ziet dezelfde informatie, updates zijn direct zichtbaar en je kunt rollen en rechten instellen. Alle verwarring tussen verschillende versies is daarmee opgelost.

 

Een webapplicatie is bovendien veel beter te integreren met andere systemen. Denk aan boekhoudsoftware, planningssystemen of externe tools die je al gebruikt. Data hoeft niet meer handmatig te worden overgezet, maar stroomt automatisch door. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft inzicht op het moment dat je het nodig hebt.

 

 

Van spreadsheet naar een oplossing die past

Parrott kan jou begeleiden van Excelsheet naar webapplicatie. Daarvoor is het belangrijk om te inventariseren wat jouw bedrijf nodig heeft. Niet elk spreadsheet moet vervangen worden. Daarom begint een traject bij Parrott niet met bouwen, maar met analyseren. De eerste vraag is altijd: levert dit ook daadwerkelijk waarde op voor een business? Niet elk probleem vraagt om software en niet elke investering is zinvol.

 

In de praktijk start een samenwerking met het in kaart brengen van de dataflow. Waar komt informatie vandaan, wie gebruikt het en waar gaat het mis? Deze processen worden gevisualiseerd, zodat duidelijk wordt waar tijd verloren gaat of fouten ontstaan. Pas daarna wordt er gekeken naar een oplossing die echt past bij een bedrijf.

 

 

Webapplicatie gebouwd op groei

Bij Parrott starten we met een Minimum Viable Product: een kleine, werkende applicatie die één concreet probleem oplost. Geen groot project van een jaar, maar een systeem dat snel in gebruik kan worden genomen en direct waarde oplevert. Op basis van feedback wordt het vervolgens stap voor stap uitgebreid. Zo groeit de applicatie mee met het bedrijf, zonder dat je eerst maanden hoeft te investeren voordat je iets terugziet.

 

Het voordeel van maatwerk is dat de software zich aanpast aan jouw manier van werken, en niet andersom. Elk bedrijf heeft zijn eigen processen, uitzonderingen en wensen. Wat voor de één logisch is, werkt voor de ander totaal niet. Juist die specifieke eisen zijn vaak nauwelijks goed te vangen in een spreadsheet, maar wél in een op maat gemaakte webapplicatie.

 

 

Jouw groei optimaliseren

Merk je dat spreadsheets jouw groei afremmen, omdat fouten toenemen en overzicht verdwijnt, dan is het misschien tijd om te kijken of je tool nog past bij je bedrijf.

 

Ben je benieuwd naar bedrijven die profiteren van een webapplicatie? Hieronder delen we een aantal voorbeelden:

• Het rooster van een yogaschool

• Complexe koppelingen leggen tussen verschillende bedrijfssoftware

Merk je dat je processen vastlopen in spreadsheets, terwijl je bedrijf doorgroeit? Dan denken we graag met je mee over een oplossing die wél schaalbaar is? We drinken graag een vrijblijvend kopje koffie of thee met je. Interesse, mail dan naar info@parrott.nl.