Scope creep: voorkom dat softwareprojecten eindeloos blijven doorgroeien

Veel ondernemers die een app of website willen, hebben vaak een idee. Vaak lijkt dat overzichtelijk, maar tijdens de ontwikkeling ontstaan nieuwe ideeën. En dan komt de gedachte op: “als we dan toch bezig zijn, dan kunnen we ook nog wel…” En zo groeit een klein project ineens uit tot een enorm systeem. Met als gevolg: hogere kosten en de uitstel van de livegang van je applicatie. In deze blog gaan we in op deze ‘scope creep’ en hoe jij jouw plan strak vormt om dit te voorkomen.

Hoe ontstaat scope creep?

Scope creep ontstaat meestal niet door slechte ideeën. Integendeel: vaak zijn het logische aanvullingen op het originele idee die op een later moment naar boven komen. Het probleem is alleen dat iedere uitbreiding invloed heeft op planning, budget en complexiteit.

Een ondernemer begint bijvoorbeeld met de wens voor een facturatiesysteem. Tijdens het ontwikkelproces ontstaan vervolgens nieuwe vragen:

• Kunnen klanten ook automatisch herinneringen krijgen?

• Kunnen we zien wanneer voor het laatst contact is geweest?

• Kunnen medewerkers notities toevoegen?

• Moet het gekoppeld worden aan de bank?

• Kunnen rapportages automatisch worden gegenereerd?

Allemaal waardevolle functies. Maar samen zorgen ze ervoor dat een project steeds groter wordt. En hoe groter het project, hoe langer het duurt voordat er daadwerkelijk waarde uit gehaald kan worden.

Zo blijft een applicatie continu in ontwikkeling, omdat het gevoel ontstaat dat er altijd nóg iets bij moet. Het is een vorm van perfectionisme die ervoor zorgt dat een applicatie nooit goed genoeg is. Er moet altijd nog iets bij en daardoor blijft een app ontwikkeling, waardoor er ook nieuwe kosten gemaakt worden zonder dat er resultaat volgt.

Scope creep vanaf het begin

Het is dus belangrijk om van tevoren helder te hebben wat je wil, maar ook daar zit een valkuil. Bijvoorbeeld als je teveel details vast wil leggen. Een voorbeeld hiervan is de zogenaamde watervalmethode. Daarbij wordt het volledige project vooraf tot in detail uitgewerkt. Functionaliteiten, schermen en processen worden allemaal al vastgelegd. Dit is echter complex, omdat je van sommige aspecten pas kunt weten of ze werken wanneer een systeem in gebruik is.

Bij een strikte watervalmethode is het lastig om nieuwe inzichten nog mee te nemen. Het budget en de planning zijn immers al volledig ingericht op de oorspronkelijke specificaties. Daardoor ontstaat het risico dat er veel tijd en geld wordt besteed aan functies die achteraf minder waardevol blijken. Je hebt dan de scope creep eigenlijk al vanaf het begin vastgelegd. Daarom geldt in de praktijk less is more.

Begin met een kader: de MVP

Het gaat dus om heldere grenzen zónder teveel details. Daarvoor is het vaststellen van een duidelijke ondergrens perfect. Dan werk je met het Minimum Viable Product (MVP).

Een MVP is de kleinste versie van een applicatie die al bruikbaar is; de basis waarmee je waarde voor je klant kunt gaan creëren.

Om terug te komen op het facturatiesysteem, dan kan een MVP bijvoorbeeld bestaan uit:

• Facturen aanmaken

• Facturen versturen

• Facturen markeren als betaald of verlopen

In zo’n simpele basis zit de kracht. Het is helder, haalbaar en geschikt om live mee te gaan. Als het live staat, kan men met de applicatie aan de slag en zorgt gebruikersfeedback ervoor dat je effectief kan doorontwikkelen.

Stel je geen MVP vast, dan loop je het risico dat je project blijft lopen, geld blijft kosten en nog niet gaat leveren. Pas wanneer een systeem gebruikt wordt, ontdek je wat in de praktijk werkt.

Agile werken: ruimte voor verbetering zonder chaos

In softwareontwikkeling is het bijna onmogelijk om vooraf exact te weten wat gebruikers nodig hebben. Vaak komen inzichten pas wanneer mensen daadwerkelijk met een systeem werken.

Daarom kiezen veel ontwikkelteams voor een ‘Agile werkwijze’. Hierbij wordt software niet in één groot traject gebouwd, maar in kleine fases: zogenaamde sprints. Vaak duren die twee weken.

Tijdens zo’n sprint wordt gewerkt aan een concreet doel. Bijvoorbeeld:

• Een nieuwe gebruikersinterface

• Een koppeling met een extern systeem

• Een verbeterde rapportagefunctie

Na iedere sprint wordt het resultaat besproken en getest. Op basis van feedback wordt bepaald wat de volgende stap is. Het grote voordeel hiervan is flexibiliteit. Ideeën kunnen worden aangepast terwijl het project loopt. Maar ook hier zijn grenzen, en is bijvoorbeeld het in gedachten houden van de MVP, belangrijk. Anders ga je met je sprint wellicht nog buiten de scope van je project.

Werkmethodiek met korte time-to-market

Door klein te beginnen en stap voor stap uit te breiden, ontstaat vaak een veel kortere ‘time-to-market’. Een organisatie kan sneller testen, leren en optimaliseren zonder maanden of jaren te wachten op een “perfect” eindproduct.

Dat is dan ook hoe wij werken bij Parrott. Ook met strakke deadlines zorgen wij dat een eindproduct staat. Door te focussen op de vereisten, prioriteiten en goede communicatie met behulp van agile werken. Een voorbeeld hiervan is onze case van B&B Noordvliet waarbij de deadline werd bepaald door de opening van de B&B.

Wil je ook met ons aan de slag, scope creep voorkomen en lekker effectief een project opzetten? Dan denken we bij Parrott graag met je mee, onder het genot van een (online) kop koffie. Bij interesse mail naar info@parrott.nl.